Hier erfahren Sie alles mögliche über Veranstaltungsplanung!

A wie Aufbau:
Fast jeder Entertainer verwendet Requisiten oder Tontechnik für sein Programm. Planen Sie deshalb Zeit für den Aufbau ein. Zwischen 1 und 2 Stunden sollte der Künstler zur Verfügung haben, um seinen Programm vorzubereiten - und zwar vor Eintreffen der Gäste.

B wie Barrieren:
Entfernen Sie Sicht- und Zugangs-Barrieren und sorgen Sie für einen freien Blick in Richtung Tanzfläche bzw. Bühne.

B wie Bühne:
Die Bühne sollte nicht zu hoch sein, wenn möglich nicht mehr als zwei bis drei Stufen. Benötigt man eine Treppe ist es wichtig, daß sie in der Bühnenmitte installiert wird. Wie eine Showbühne zum Publikum hin gewendet aufbauen.

B wie Buffet:
Machen Sie bei größeren Veranstaltungen das Buffet von zwei oder mehreren Seiten her zugänglich, damit nur kurze Wartezeiten entstehen.

G wie Gabentisch:
Haben Sie die richten Gäste eingeladen, brauchen Sie noch einen Gabentisch und Blumenvasen.

G wie Gage:
Gagen sollten immer bar ausbezahlt werden, dann der Entertainer hat seine Leistung direkt abgliefert und sollte auch im Gegenzug seine Gage direkt bekommen. Bei Firmen geht das meistens nicht, da sich normalerweise ein administrativer Aufwand nicht vermeiden läßt und Kontrollpunkte durchlaufen werden müssen, bis die Gage dann überwiesen werden kann. Auf keinen Fall die Gage vor der Veranstaltung überweisen. Man sagt, es bringt Unglück für die Veranstaltung.

H wie Hochzeit:
Eine Hochzeit unterscheidet sich meistens von anderen Veranstaltungen. Denn sie beginnt morgens oder am frühen Nachmittag mit der Trauung im Standesamt und meistens zusätzlich in der Kirche. Die Gäste sind dann schon bei Kaffee und Kuchen anwesend. Der Tag wird lang und die Gesellschaft sollte unterhalten bzw. beschäftigt werden, denn nichts ist für ein Fest tödlicher als Langeweile. Ein Jonglage-Workshop kann viel Spaß machen und ist für alle Altersgruppen geeignet. Dazu benötigen Sie nur einige Tennisbälle und einen der´s kann, um es zu vermitteln.

J wie Jonglage:
In meiner Show habe ich auch eine Jonglage-Nummer. Dort wird mit brennenden Fakeln jongliert. Jonglage ist eine Technik, die sich relativ schnell erlernen läßt. Ich biete innerhalb meines Programms auch Jonglageworkshops für Anfänger an.

N wie N

O wie Ordnung:
Ordnen Sie Ihr Programm, so das ein geregelter Ablauf der Venrastaltung von statten gewährleistet ist.

P wie Party:
Um in Partylaune zu gelangen ist ein DJ sinnvoll. Er kann musikalisch für Stimmung sorgen und die Gäste zappeln lassen.

Q wie Quälen:
Quälen Sie Ihre Gäste nicht mit zu langen Reden und wenn doch, dann lockern Sie sie mit kleinen lustigen Poenten auf.

R wie Raum:
Ist der Raum zu groß, verkleinern Sie ihn mit Dekoration, wie z.B. kleine Bäumchen, Pflanzen, Fächer-Palmen, oder ähnliches. Sollten Sie trotzdem noch viel Platz haben, könnten Sie noch ein paar Stehtische einplanen.

S wie Show:
Haben Sie einen Entertainer mit einer Show gebucht, platzieren Sie den Showpart zum best möglichen Zeitpunkt. Zwischen Hauptgang und Dessert, bzw. direkt im Anschluß nach dem Essen sind die Gäste am aufmerksamsten. Das ist der beste Moment um eine Show zu beginnen. Kleine Einlagen von Gästen sollten immer gegen später eingeplant werden, so ab 23:00 Uhr.

S wie Service:
Die Gäste sollten vor der Show ausreichend mit Getränken versorgt sein, so dass der Service während dessen nur wenig servieren muss. Es ist wichtig, dass er unauffällig im Hintergrund bleibt um die Darbietung nicht zu stören, also sich nie zwischen Publikum und Aktionist bewegt! Passiert leider immer wieder und meistens dort, wo man es am wenigsten erwartet.

T wie Tischanordung:
- Stellen Sie die Tische eng zusammen. Der Service sollte zwar ausreichend, aber nicht großzügig Platz zum Arbeiten haben. Setzen Sie möglichst viele Personen an einen Tisch.
- Vermeiden Sie zwei oder mehr Tischgruppen zu stellen, die z.B. durch einen breiten Gang bzw. eine Tanzfläche von einander getrennt werden. Dadurch trennen Sie die Gesellschaft in Gruppen, was immer ein Nachteil ist.
- Vermeiden Sie eine U-Form als Tischanordnung! Es ist für die Kommunikation sehr unvorteilhaft, verursacht lange Wege um zur anderen Seite zu gelangen und wirkt auf ein Fest lähmend. Gegen mehrere lange Tafeln ist nichts einzuwenden.
- Lassen Sie die Gäste nicht mit dem Rücken zur Tanz- bzw. Auftrittsfläche sitzen. Dies lässt sich bei runden bzw. quadratischen Sitzgruppen nicht vermeiden, ist aber dafür besonders bei langen Tafel oder Bierzelt-Garnituren zu berücksichtigen. Versuchen Sie die Tische so auszurichten, dass es den Gästen leicht fällt zuzusehen, was vorne passiert! Idealerweise, dass sie nur den Blick nach links bzw. rechts wenden müssen.

U wie ungehemmt:
Je enger, desto bessere Stimmung! Viele Personen auf engsten Raum sorgen für eine ungehemmte Atmosphäre. Unbeabsichtigter Körperkontakt fördert die Kommunikation. Das Individuum wird in der Menge anonym und baut Hemmungen ab.

V wie verstehen:
Was auf der Bühne gesprochen wird, sollte jeder Gast, egal wo er sich im Raum befindet, gut hören können. Deshalb ist es wichtig, daß man bei größeren Veranstaltungen ausreichend Lautsprecher im Raum verteilt, damit auch die Gäste im weit entfernten Bereich der Bühne gut hören und verstehen können.

W wie W

X wie X

Y wie Y

Z wie Zeit:
Wichtig bei der Planung ist es, die Zeiten richtig einzuschätzen. Hier ein paar Tipps!
- Empfang ca 45 - 75 Min.
- Reden, je nach Veranstaltung und Redner zwischen 5 - 90 Min.
- Buffet ca. 90 Min.
- Dessert 20 -25 Min.
- Menue ab 2,5 Stunden bis 5 Stunden